¿Tienes licencia de SAP GRC Process Control y aún no estás aprovechando todo el potencial de Manual Control Performance?
Muchas organizaciones todavía ejecutan sus controles, tanto de procesos de negocio como de IT, de forma manual, dispersa y poco eficiente. Estos controles, que en muchos casos impactan directamente en la continuidad del negocio, se gestionan a través de múltiples canales como correos electrónicos, Microsoft Teams u otras herramientas no integradas. Esto genera una gran dependencia de personas para consolidar y validar la información, lo que deriva en datos poco accesibles, difíciles de rastrear y con alto riesgo de error.
Es fundamental eliminar la ejecución manual de estos procesos y asegurar que cada control esté correctamente alineado con el ejecutor del proceso y el propietario del control.
La solución pasa por operar bajo un Marco de Control Global Integrado, centralizado en SAP GRC Process Control, que permita automatizar y orquestar la ejecución de controles, tanto en sistemas SAP como NO-SAP. Esto no solo reduce el riesgo operativo y los tiempos dedicados a tareas repetitivas, sino que también ofrece una mayor visibilidad para la alta dirección y una responsabilidad más clara en la gestión de los controles.
Características y beneficios
La implementación de todos los controles —tanto para sistemas SAP como NO-SAP— dentro de SAP GRC Process Control permite centralizar la gestión en una única herramienta, transformando la forma en que se supervisan, ejecutan y auditan los controles.
Características principales de MCP
- Planificación estructurada: Definición de planes de desempeño con pasos secuenciales, duraciones y responsables claros.
- Asignación flexible de roles: Posibilidad de múltiples ejecutores y revisión opcional por el propietario del control.
- Gestión de evidencias y comentarios: Adjuntar documentación y observaciones en cada paso.
- Control de plazos y alertas: Seguimiento por paso con fechas límite y priorización de tareas críticas.
- Revisión y aprobación/rechazo: Flujo robusto con opción de retrabajo en caso de rechazo.
- Monitoreo y trazabilidad completa: Estado en tiempo real, registro de acciones y evidencias para auditoría.
- Integración con gestión de incidencias: Registro y seguimiento de desviaciones dentro del mismo marco.
- Aplicable a SAP y NO-SAP: Orquesta controles manuales independientemente del sistema origen.
Un ejemplo de un posible flujo que seguiría la ejecución del control en MCP, podría ser:
Además, el uso de SAP GRC Process Control como repositorio central de controles aporta funcionalidades clave que potencian la gobernanza:
- Matriz de controles con atributos que facilitan clasificación y análisis.
- Seguimiento eficiente de la ejecución por entidad, con trazabilidad clara.
- Gestión centralizada, eliminando la dispersión de herramientas y canales.
- Interfaz intuitiva que simplifica la experiencia para ejecutores y propietarios.
- Informes en tiempo real e históricos, permitiendo análisis de tendencias y toma de decisiones informada.
- Disponibilidad inmediata de evidencias, agilizando auditorías y revisiones internas.
Estos elementos se traducen en beneficios concretos para la organización:
- Reducción de costes operativos: Al minimizar los riesgos por incumplimiento y evitar auditorías correctivas.
- Prevención de sanciones: Gracias a un cumplimiento normativo más eficiente y documentado.
- Incremento de la eficiencia operativa: El monitoreo continuo permite detectar y corregir desviaciones antes de que escalen.
- Mejora del retorno de inversión (ROI): Ahorro en costes de personal y protección del valor del negocio al evitar riesgos críticos.
- Escalabilidad: Capacidad para gestionar un número ilimitado de controles, adaptándose a la evolución de la estructura organizativa desde un entorno centralizado y automatizado.
Además de los siguientes beneficios intangibles adquiridos por utilizar SAP GRC Process Control como herramienta:
| Dimensión Estratégica | Enfoque | Beneficios Clave |
|---|---|---|
| Fortalecimiento del Cumplimiento Normativo | Integración y coordinación de los esfuerzos de control en una única plataforma, facilitando el cumplimiento regulatorio y corporativo. | – Trazabilidad completa de controles y evidencias. – Preparación más sólida ante auditorías. – Alineación con marcos regulatorios (SOX, GDPR, etc.). – Reducción de errores por ejecución manual. |
| Gestión Proactiva de Riesgos Críticos | Implementación de un marco estructurado para identificar, evaluar y mitigar riesgos operacionales y financieros de forma unificada. | – Mitigación anticipada de riesgos materiales. – Diseño de controles orientado a riesgos clave. – Reducción de hallazgos en auditorías. – Mejora en la toma de decisiones basada en datos. |
| Optimización Operativa y Estandarización | Estructura clara y homogénea que simplifica la ejecución de controles y mejora la eficiencia organizativa. | – Estandarización de procesos de control. – Eliminación de duplicidades y tareas manuales. – Mejora en la colaboración entre áreas. – Escalabilidad y facilidad de mantenimiento. |
Conclusión
Manual Control Performance (MCP) en SAP GRC Process Control transforma la gestión de controles manuales, eliminando la dispersión de herramientas y mejorando la trazabilidad. Permite definir planes con pasos secuenciales, asignar roles, controlar plazos y gestionar evidencias, todo dentro de un flujo estructurado.
En resumen, MCP ofrece:
- Visibilidad y trazabilidad completas.
- Reducción de costes y riesgos mediante procesos estandarizados.
- Mejor gestión del riesgo con planificación y seguimiento.
- Optimización de recursos al eliminar tareas manuales.
- Cumplimiento normativo sólido frente a marcos como SOX o GDPR.
Por tanto, las organizaciones que ya cuentan con la licencia de SAP GRC Process Control tienen en MCP una oportunidad estratégica para transformar su modelo de control, alinearlo con las mejores prácticas de gobierno corporativo y fortalecer su operativa frente a riesgos y cambios regulatorios.