Una vez que SAP® GRC está implementado, comenzar a utilizar estas nuevas herramientas puede resultar un desafío para las organizaciones, especialmente entre approvers y end users que no están familiarizados con los nuevos workflows de gobernanza. Es aquí donde las notificaciones desempeñan un papel crucial al simplificar las interacciones, mejorar la claridad y asegurar que los mensajes con llamados a la acción sean comprensibles y eficaces.
SAP® GRC utiliza Business Communication Services (BCS) para activar notificaciones basadas en eventos definidos, como el envío de una solicitud de acceso o un cambio en el estado de aprobación. Estos mensajes se procesan posteriormente a través de SAPconnect, que determina el canal de comunicación, normalmente el correo electrónico.
SAP® proporciona un conjunto de plantillas estándar para dar soporte a estas notificaciones desde el primer día.
No obstante, los administradores pueden adaptar y crear nuevas plantillas directamente dentro de SAP® para reflejar mejor el lenguaje de la organización, sus necesidades de cumplimiento y su estilo de comunicación.
Técnicas de personalización
Las notificaciones se almacenan en formato HTML, lo que permite amplias opciones de personalización para realizar ajustes en el diseño, el estilo y el contenido dinámico, asegurando así la entrega de mensajes claros, orientados a la acción y visualmente atractivos.
A continuación, se presentan las técnicas de personalización:
Fondo
La posibilidad de modificar el fondo de las notificaciones por correo electrónico. Esto se puede lograr aplicando la propiedad background-color dentro de la etiqueta <body>.
Este código establece un fondo gris neutro (#505050) para alinear visualmente la notificación con la identidad corporativa de la organización.
Fuente
Personalizar el estilo del texto garantiza que el contenido se mantenga legible, respetando al mismo tiempo las directrices de imagen corporativa. Los atributos clave que pueden modificarse incluyen:
- Color de fuente: Utilizar códigos hexadecimales (por ejemplo, #505050) para especificar el color del texto.
- Tamaño de fuente: Definir el tamaño mediante el atributo font-size, generalmente terminado en pt (puntos).
- Tipo de fuente: Seleccionar tipografías mediante la propiedad font-family (por ejemplo, Arial, Calibri, Verdana).
Contenido dinámico
Para personalizar las notificaciones, SAP® GRC permite el uso de marcadores dinámicos conocidos como variables de notificación. Estas variables insertan dinámicamente datos relevantes en el contenido del correo electrónico durante el tiempo de ejecución. Las variables se indican mediante símbolos de porcentaje (%) y pueden representar números de solicitudes de acceso, IDs de usuario u otra información. Estas variables pueden visualizarse y gestionarse en la tabla V_GRFNNOTIFVARBL de SAP®. A continuación se muestra un ejemplo de cómo utilizar una variable para visualizar el número de solicitud:
Mediante el uso de variables de notificación, las organizaciones pueden aumentar la relevancia y la interactividad de su comunicación, con el fin de mejorar el llamado a la acción dirigido a los agentes. En la captura de pantalla que aparece a continuación, se pueden observar ejemplos de variables incluidas en las plantillas:
Las notificaciones pueden incorporar enlaces de comunicación por correo electrónico para facilitar la interacción directa con los equipos de soporte o administradores. Esto se logra mediante el uso de la etiqueta <a href>, combinada con el atributo mailto.
Esto permite a los destinatarios comunicarse de forma inmediata con un esfuerzo mínimo.
Imagen
Las imágenes pueden mejorar significativamente el atractivo visual de una notificación. SAP® GRC facilita la carga de imágenes a través del MIME Repository.
Una vez cargadas, la referencia a la imagen puede incluirse en el cuerpo de la notificación utilizando la etiqueta <img src>. Atributos como width y height permiten gestionar el tamaño de visualización.
Recordatorios
Actuar a tiempo es fundamental en los workflows de gobernanza. Para reducir retrasos y mantener el cumplimiento, SAP® GRC puede enviar notificaciones automáticas de recordatorio cuando tareas como aprobaciones o mitigaciones permanecen pendientes.
Estos mensajes también pueden personalizarse para instar a los usuarios a actuar, con opciones de escalado disponibles en caso de que se superen los plazos establecidos.
Los administradores pueden configurar la frecuencia, el contenido y los destinatarios, asegurando que los recordatorios sean pertinentes, oportunos y eficaces para mantener los procesos en curso.
Idioma de las notificaciones
La mayoría de las organizaciones operan en distintos países que hablan diferentes idiomas. SAP® GRC admite plantillas de notificación multilingües, lo que permite a las empresas comunicarse eficazmente con los usuarios en su idioma preferido. Cada plantilla puede traducirse y mantenerse en varios idiomas utilizando la transacción SE63 en SAP®. Al gestionarlas como General Texts, el sistema garantiza que las comunicaciones críticas (como aprobaciones de acceso o alertas de escalado de riesgos) se entreguen de manera precisa y coherente a todos los grupos de usuarios.
El parámetro WI_TASK_LANGUAGE controla qué idioma utiliza SAP® GRC al enviar notificaciones por correo electrónico relacionadas con workflows.
Este parámetro determina si el sistema debe respetar el idioma de comunicación preferido del destinatario o utilizar el idioma original de la plantilla por defecto.
- C – Utiliza el idioma de comunicación del destinatario (según SU01). Si existe una versión traducida de la plantilla, se utilizará.
- S – Utiliza el idioma del paso o tarea del workflow (es decir, el idioma en el que se inició el workflow).
- D – Utiliza el idioma por defecto de la plantilla de notificación (normalmente, inglés).
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